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Termes de référence des comités permanents


Conformément à la politique administrative de la CNS, le conseil d'administration (CA) peut mettre sur pied des comités permanents dans le but d’étudier des questions précises et de faire des rapports​​. Le CA approuvera le mandat de chaque comité permanent et donnera un aperçu de sa zone de responsabilité. Le président, le vice-président et le président sortant sont membres d'office de tous les comités permanents de la CNS avec plein droit de vote. Les actions des comités permanents (les recommandations relatives aux programmes et aux éléments budgétaires qui relèvent de leur mandat) doivent être approuvées par le CA avant l'exécution de ces actions.

Les termes de référence ci-dessous présentent les procédures administratives et d'exploitation de tous les comités permanents de la CNS.

Rôle

  • Promouvoir et défendre les intérêts de la Conservation de la Nation Sud et son rôle dans la gestion des bassins versants
  • Recueillir les commentaires des parties prenantes et / ou les connaissances d'experts pour éclairer la mise en application des programmes et des services en vertu du mandat de chaque comité
  • Faire des recommandations au CA sur les politiques et les programmes se rapportant à leur mandat

Responsabilités

  • Formuler des commentaires sur les programmes et budgets relevant de leur mandat aux périodes qui coïncident avec le calendrier budgétaire provisoire de la CNS
  • Examiner les plans de travail annuels, selon le budget approuvé, en vue d’une présentation à la réunion du CA au mois de mars
  • Passer en revue annuellement le mandat du comité et évaluer l'efficacité des programmes en vertu de ce mandat
  • Formuler des recommandations pour la mise en œuvre du programme au CA
  • Communiquer les résultats et les réalisations du programme au public
  • Soutenir les initiatives de collecte de fonds en recherchant activement des sources de financement et des partenariats pour les divers projets

Adhésion

  • 15 membres au maximum par comité ainsi que 3 membres d'office du CA
    • Œuvrer pour la représentation du bassin versant, tant au niveau géographique qu'au niveau fonctionnel
    • Le quorum est atteint suivant un vote majoritaire de 75 % des membres du comité ; le cas échéant, des membres supplémentaires peuvent être ajoutés au comité, sous réserve de l'approbation du CA
    • Les budgets de déplacement / indemnités de réunion resteront inchangés et refléteront le montant prévu au budget, peu importe la taille du comité
    • Le soutien du personnel restera essentiellement le même, indépendamment de la taille du comité
  • Toutes les nominations au comité devront être approuvées annuellement par le CA lors de la réunion en mars
  • Tout membre du comité (à l'exception des membres d'office) manquant deux réunions consécutives sans avoir présenté de justification au président du comité sera exclu de ce comité
  • L'incapacité d'atteindre le quorum au cours de deux réunions consécutives déclenchera une révision automatique de ce comité par le CA
  • Les membres qui n'assistent pas à une réunion et qui omettent de faire parvenir une notification préalable seront notés comme absents dans le procès-verbal de la réunion

Président du comité

  • Élu par le comité
  • Le président par intérim sera nommé par le comité, si nécessaire
  • Le président (ou son délégué) représentera le comité lors de réunions et d’événements, selon les besoins
  • Le président encouragera les membres à présenter leurs idées sur des projets, le financement, les partenariats, etc.

Quorum

  • Une majorité de 50 pour cent plus un des membres du comité approuvés par le CA constitue un quorum, pour toutes les questions relatives aux attributions financières ou aux grandes décisions concernant la mise en œuvre de programmes
  • Les membres d’office ne sont pas pris en compte pour déterminer le quorum
  • Les questions non financières peuvent être traitées par consensus

Fréquence des réunions et modalités de l'appel

  • Les comités se réunissent quatre fois par an, ce qui comprend au minimum :
    • La préparation du plan de travail pour l'année à venir
    • La participation à la réunion de coordination conjointe de tous les comités permanents de la CNS
    • L’examen des progrès des plans de travail
    • L’examen des travaux réalisés et l’évaluation des objectifs pour savoir s’ils sont atteints
  • Des réunions supplémentaires peuvent avoir lieu avec l'assentiment de 75 % du comité lorsque le quorum est atteint
  • Les comités établissent les dates de réunion de l'année à venir lors de la dernière réunion de l'année
  • Les avis de convocation doivent être envoyés par voie électronique ou d’une autre manière décidée par la CNS, un minimum de 14 jours ouvrables avant la réunion
  • Les ordres du jour doivent être envoyés par courriel aux membres du comité quatre jours ouvrables avant la date de réunion
  • Des conférences téléphoniques, vidéoconférences, et / ou le vote électronique peuvent être utilisés par le comité à la place d'une rencontre en personne, avec l'accord de 75% des membres du comité

Ressources

  • Un membre du personnel de la CNS appuiera chaque comité et agira comme agent de liaison avec la CNS
  • Les membres des comités recevront une indemnité de participation aux réunions se limitant à 80% du montant alloué aux membres du Conseil, ainsi qu’une indemnité kilométrique au taux fixé par le CA pour la CNS
  • Le budget approuvé de la CNS permettra d'identifier les sources de financement de chaque comité permanent
  • Des rafraîchissements seront servis aux membres des comités

Rapports

  • Le président ou son délégué produira un rapport, après chaque réunion du comité, qui sera remis au CA en vue de l'ébauche de procès-verbal de la réunion
  • Toutes les motions des comités qui nécessitent un financement doivent se référer aux articles relatifs au budget de la CNS
  • Le CA prendra une décision finale sur les programmes et le financement requis au moyen de l'approbation des actions du comité dans les projets de procès-verbaux
  • Tous les membres du comité s'engageront au moins une fois par an, de concert avec leurs organisations membres, le public et / ou leur municipalité, à promouvoir leur comité et le travail qu'il accomplit; les membres présenteront un compte-rendu de ces engagements au comité

Communications

  • Les avis de convocations doivent être envoyés aux médias sur le territoire de la CNS, cela comprend au minimum :
  • Les communiqués de presse sur les principales recommandations des comités ou les faits saillants / questions clés des programmes qui seront transmis après l’approbation des procès-verbaux par le CA
  • Les procès-verbaux approuvés des comités permanents seront affichés sur le site Web de la CNS